Jaarlijks vindt er een ledenvergadering plaats, waarbij het van belang is dat alle leden aanwezig zijn, of vertegenwoordigd zijn middels een machtiging, zodat over belangrijke zaken besluiten genomen kunnen worden.
Notulen
-
[themify_button style=”small blue” link=”http://vvefluitekruid3.nl/wp-content/uploads/Notulen/NTL-27092016-VVE%20Fluit%20III.pdf”]Download[/themify_button]
-
-
[themify_button style=”small blue” link=”http://”]Download[/themify_button]
1. Opening
Om 19.30 uur opent de voorzitter dhr. A. de Git de algemene leden vergadering en heet de aanwezigen welkom onder wie mw. E van Bergen (bestuurslid) als dhr. S. Hagedoorn en mw. M. Sturop (notulist) van HVMS.
2. Vaststelling aantal stemgerechtigden
Aanwezig zijn 14 stemmen en 11 volmachtstemmen, samen 25 van de totaal 41 uit te brengen stemmen. Dit is voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen.3. Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen ingekomen stukken en mededelingen.4. Vaststelling notulen laatste algemene ledenvergadering d.d. 07-05-2013
De notulen worden zonder op- of aanmerkingen vastgesteld.5. Vaststelling jaarrekening boekjaar 2013 en verslag kascommissie
De kascommissie merkt op dat zij de kosten van de glazenwasser hoog vinden in verhouding tot de kwaliteit. Klachten over de glazenwasser kunnen worden gemaild naar het bestuur. Daarnaast vinden de leden de kosten voor het liftonderhoud erg hoog. Verder zijn er geen opmerkingen. De kascommissie stelt voor HVMS décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer over 2013. De leden stemmen in.6. Benoeming kascommissie boekjaar 2014
Mw. de With en dhr. Poppes vormen de kascommissie 2014. Dhr. van Dijk is reserve lid.7. Vaststelling begroting boekjaar 2014 en maandelijkse bijdrage. Voorstel: handhaven.
Dhr. Hagedoorn neemt de begroting punt voor punt door. Er wordt elk jaar geld begroot voor het onderhoud van de lift, 6x per jaar komt er een monteur en dit is echt nodig. Er is in het verleden al gewisseld van leverancier om op dit punt kosten te besparen. Elk jaar wordt er ook gespaard voor de liftrenovatie die volgens het MJOP voor 2019 staat ingepland. Daarnaast wordt er ook gespaard voor ander groot onderhoud zoals bijvoorbeeld isolatie en voegwerk. Mocht men de liftrenovatie zo belangrijk vinden dat men deze al op korte termijn uitgevoerd wil hebben dan kan dat, maar dan zullen er andere dingen uitgesteld moeten worden. Al het onderhoud en de bijbehorende kosten zijn vastgelegd in het MJOP. Hierop is de begroting gebaseerd. Elke 3 jaar wordt het MJOP geüpdatet. Voor alle werkzaamheden boven de € 5.000,- worden 3 offertes opgevraagd en hieruit wordt de beste gekozen.
Dhr. Hagedoorn zal de glazenwasser een laatste waarschuwing geven dat de kwaliteit moet worden verbeterd. (actie) Het bestuur zal het op de website plaatsen wanneer de glazenwasser komt. Als de leden vervolgens klachten hebben dan kunnen ze dit mailen naar het bestuur. Als volgend jaar blijkt dat er nog steeds veel klachten zijn kan men overstappen. De huidige glazenwasser werkt met een telescoopstengel. Mocht men echt voor betere kwaliteit willen gaan dan zal er een glazenwasser met een hoogwerker moeten komen en dat kost een stuk meer. Wellicht dat als compensatie de frequentie dan omlaag kan.
Dhr. de Git merkt op dat er in totaal ± € 20.000,- aan openstaande vorderingen uit handen is gegeven aan een incassobureau. De achterstanden lopen elk jaar op.
Vervolgens wordt de begroting goedgekeurd.8. Machtiging bestuur voor het treffen van rechtsmaatregelen bij achterstand in betalingen van de maandelijkse- en eenmalige bijdragen van de leden.
De leden stemmen unaniem voor en verlenen het bestuur de machtiging.9. Technische zaken
- Er zijn 2 offertes ontvangen voor het voegwerk, een 3e is nog in aanvraag. HVMS vindt beide offertes aan de hoge kant. Men zal kijken of dit goedkoper kan. Omdat het om een bedrag van ± € 100.000,- gaat is het niet mogelijk alles in een keer te laten uitvoeren. Men wil het in 4 delen laten doen om de kosten te spreiden. De planning is om of dit jaar met de werkzaamheden te starten, of begin volgend jaar.
- Middels de Warmtewet verplicht de overheid de V.v.E. om de levering en het verbruik van warmte inzichtelijk te maken. Om hieraan te kunnen voldoen moeten er een aantal administratieve en technische veranderingen worden doorgevoerd. Belangen- verenigingen zijn echter bezig met een lobby om V.v.E.’s te laten uitsluiten van de Warmtewet.
- Er wordt afgesproken dat de hele maand augustus de strengen worden afgesloten. (actie) Wanneer ze zijn afgesloten zal dit op de website worden gemeld. (actie) De leden die radiator knoppen willen vervangen kunnen dit gezamenlijk doen. Dhr. van Dijk zal hier informatie over inwinnen en bij alle leden een briefje in de brievenbus gooien. (actie) Degenen die ook knoppen willen vervangen kunnen zich dan bij hem melden.
- Dhr. de Git merkt op dat als men de knoppen laat vervangen, zorg dan dat ze daarna goed dicht zitten. Dhr. Hagedoorn adviseert men om ook thuis te blijven op het moment dat het systeem weer gevuld wordt. Als de radiator niet goed dicht zit heeft men een probleem.
- Er is momenteel een lekkage in het dak van het ketelhuis. Er zijn al diverse aannemers geweest maar de oorzaak is nog niet gevonden. Dit zal verder onderzocht worden.
- Dhr. Hagedoorn merkt op dat de hygiëne van de flat beter zou kunnen. Blijf de flat met alle leden schoonhouden.
- Er wordt aangegeven dat het verf op de hekwerken afbladdert. Dhr. Hagedoorn zal nakijken of er garantie op zit. (actie)
- De centrale watermeters zitten onder een tegel onder het trottoir. Dhr. Hagedoorn weet nu waar deze zitten. Het bestuur stelt voor om deze tegels te markeren of bordjes op de gevel te hangen. (actie) Mocht iemand een lekkage hebben dan weet men altijd waar die watermeter zit en kan men die snel afsluiten.
10. Bestuursverkiezing
Dhr. de Git geeft aan dat hij uit het bestuur wil treden omdat hij al enige tijd niet meer in de flat woont, tevens is hij nu 6 jaar voorzitter en wil hij graag het stokje overdragen. Daarnaast is dhr. van Staveren ook op eigen verzoek uit het bestuur getreden.
Dhr. Ligtvoet en dhr. Valderas Carrillo bieden zich aan om tot het bestuur toe te treden. Zij zullen door dhr. de Git en mw. van Bergen worden geïnformeerd over de werkzaamheden van het bestuur. Dhr. de Git wil het bestuur de komende tijd nog wel blijven ondersteunen en adviseren waar nodig.11. Rondvraag
Dhr. Kertoikromo heeft aangegeven moeite te hebben met de motoren die met verhitte uitlaten naast de boxen worden geparkeerd. Daarnaast vraagt hij of het mogelijk is om een extra fietsenstalling te plaatsen. Dhr. de Git geeft aan dat dit wel kan maar aangevraagd zal moeten worden bij de gemeente dus dat dit niet op korte termijn gerealiseerd kan worden. Men zal samen afspraken moeten maken over het stallen van de fietsen. Ten slotte verzoekt dhr. Kertoikromo de leden om met zijn allen de flat netjes te houden.
Dhr. van Dijk biedt aan om de website vrijwillig bij te houden.
Mw. van Bergen merkt op dat men andere leden best kan aanspreken op het onderhouden van het gebouw.10. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, bedankt dhr. De Git de aanwezigen voor de grote opkomst en de inbreng en sluit hij om 21.05 uur de vergadering.
Opgemaakt door mevrouw M. Sturop (notulist HVMS)Voorzitter Administrateur HVMS
ActielijstActiepunt: Uitvoerder:
Waarschuwing glazenwasser HVMS, dhr. Hagedoorn
Strengen laten afsluiten + bevestigen aan bestuur HVMS, dhr. Hagedoorn
Afsluiting strengen plaatsen op website Bestuur
Leden informeren over radiator knoppen Dhr. van Dijk
Garantie op schilderwerk hekwerken nakijken HVMS, dhr. Hagedoorn
Tegels markeren Bestuur -
-
1. Opening
Om 19.35 uur opent de voorzitter de heer A. de Git de 2e algemene leden vergadering en heet de aanwezigen welkom onder wie de heren H. Kort en J. Steding van HVMS.
2. Vaststelling aantal stemgerechtigden
Aanwezig 14 stemmen en 3 volmachtstemmen van de totaal 41 uit te brengen stemmen.
3. Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen ingekomen stukken.
Het bestuur legt een aantal zaken voor;
Plantenbakken vullen met nieuwe planten (max. 150 euro) (Actie)
De eigenaars van de fietsen die niet in de rekken staan nog 2 weken de tijd geven deze te verplaatsen, anders worden deze weggehaald. (Actie)
Noodschakelaar bij lift beveiligen met een plexiglas kastje. (Actie)
Het bestuur heeft samen met HVMS een debiteuren procedure opgesteld, Bij achterstand is de mogelijkheid tot betalingsregeling alleen mogelijk als dit tijdig wordt aangevraagd, de achterstand dient binnen 6 maanden afbetaald te zijn. Bij het missen van het termijn wordt de zaak uitbesteed aan de deurwaarder, bijkomende kosten zijn voor debiteur.Alle leden stemmen in met de door het bestuur voorgelegde zaken.
4. Vaststelling notulen laatste algemene ledenvergadering d.d. 24-11-2011
Op zowel de notulen als de agenda staat per abuis mevrouw Pouw maar dit dient mevrouw Jacobs te zijn.
Verder worden de notulen worden zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd en ondertekend door de voorzitter de heer A. de Git.
5. Vaststelling jaarrekening boekjaar 2011 en verslag kascommissie
Dhr. Kort licht de jaarcijfers toe.
Een bewoner vraagt waarom het bedrag van schilderwerk bergingen zo hoog is. Dhr. de Git geeft aan dat deze geschilderd en vervangen zijn.
Een bewoner geeft aan dat het hang en sluitwerk op de 1e verdieping er niet netjes uitziet. Dhr. Kort zal hiernaar kijken. (Actie)
Hierop volgen geen vragen. De heer J. Ligtvoet en mevrouw M.M. Pouw hebben de kas gecontroleerd en akkoord bevonden en stellen voor HVMS décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer over 2011. De leden stemmen in.
6. Benoeming kascommissie boekjaar 2011
Dhr. J. Ligtvoet en mw. M. Everts zijn bereid om de kascommissie voor 2011 op zich te nemen. Reservelid is mevrouw J. de With.
7. Vaststelling begroting boekjaar 2012 en maandelijkse bijdrage + extra bijdrage € 120 .
De heer Kort neemt de begroting 2012 door met de leden.
Er is 1 streng standleidingen vervangen waar de kosten hoger zijn uitgevallen.
Dhr. Kort licht de situatie uitgebreid toe waarop de leden besluiten dat bij het vervangen van een standleiding er een standaard toilet renovatie wordt vergoed vanuit de vereniging.
De mensen waar de standleiding nu al is vervangen wordt een afspraak ingepland met het bestuur en dhr. Kort. (Actie)
Dhr. Kort geeft aan dat hij heeft onderzocht wat de isolatie mogelijkheden zijn en dat het verstandig is om spouwmuur isolatie aan te brengen. Dhr. Kort licht toe wat spouwmuur isolatie inhoudt en geeft aan dat er een offerte ligt van ongeveer €25.450,00. De leden stemmen in met het aanbrengen van spouwmuur isolatie. (Actie)
7C Een bewoner geeft aan bezorgd te zijn over de scheuren in de gevel. Dhr. Kort geeft aan dat dit geinspecteerd is en er maatregelen getroffen worden (staat in het MJOP)
7A Het bestuur geeft aan dat het straatje aan de achterzijde volledige eigendom. Na uitvoerig overleg van het bestuur met de gemeente, wilt de gemeente de VvE tegemoet komen. De kosten voor de VvE zullen op € 1500,00 uitkomen. De leden gaan akkoord
7B Het afgelopen jaar is er drukverlies van de ketel geconstateerd. Dhr. Kort stelt voor om een infrarood meting uit te voeren om te kijken waar het lek zit. De leden gaan hiermee akkoord.
7E Er zijn een aantal bewoners die hebben aangegeven een steiger te willen huren. Er zijn nog niet voldoende aanmeldingen. Dhr. de Git geeft aan dat het ook mogelijk is om collectief de achterkant te schilderen. Na een uitgebreide discussie besluiten de leden geen schilderwerk uit te voeren en ook nog geen steiger te huren.
De leden keuren de begroting en bijbehorende eigen bijdrage ad. € 120,00 goed.
8. Bestuursverkiezing
De voorzitter geeft aan dat hij zijn huis te koop heeft staan en roept de leden zich op om aan te melden voor een bestuursfunctie.
Er zijn geen aanmeldingen vanuit de leden en het huidige bestuur blijft gehandhaafd.
9. Rondvraag
Bij onderhoud aan de lift is gebleken dat de drangers vervangen moeten worden.
Het onkruid buiten bij de flat groeit ontzettend hoog en het bestuur gaat onderzoeken wat hieraan gedaan kan worden. (Actie)
10. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, bedankt de heer De Git de aanwezigen voor hun inbreng en sluit hij om 20.15 uur de vergadering.
Opgemaakt door de heer J. Steding (HVMS)
Voorzitter Administrateur Hoorn De Vos Metselaar & Sturop
Actielijst
Actiepunt: Uitvoerder:
Plantenbakken vullen Bestuur
Fietsen verwijderen Bestuur
Beveiliging noodschakelaar Bestuur
Hang & sluitwerk 1e verdieping opnemen HVMS/Dhr. Kort
Gesprek mensen standleiding problemen HVMS/Bestuur
Opdracht geven spouwmuur isolatie HVMS/Dhr. Kort
Onderzoek onkruid Bestuur -
1. Opening
Om 19.35 uur opent de voorzitter de heer A. de Git (de 2e algemene leden vergadering) en heet de aanwezigen welkom onder wie de heer H. Kort van HVM&S.2. Vaststelling aantal stemgerechtigden
Aanwezig 8 stemmen en 3 volmachtstemmen van de totaal 41 uit te brengen stemmen.3. Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen ingekomen stukken.
Mededeling: het cv onderhoudscontract bij Strukton Worksphere is opgezegd per 31-12-2011. Het onderhoudscontract is afgesloten bij C. Ouwehand per 1-1-2012.4. Vaststelling notulen laatste algemene ledenvergadering d.d. 27-05-2009
Notulen worden zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd en ondertekend door de voorzitter de heer A. de Git.5. Vaststelling jaarrekening boekjaar 2009 en verslag kascommissie
De heer Kort licht de jaarcijfers toe. Hierop volgen geen vragen. De heer S. Ursem en mevrouw M.M. Pouw hebben de kas gecontroleerd en akkoord bevonden en stellen voor HVM&S décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer over 2010. De leden stemmen in.6. Benoeming kascommissie boekjaar 2010
Dhr. J. Ligtvoet was reservelid (niet aanwezig) en mevrouw P. Smit (nr. 216) is bereid om de kascommissie voor 2011 op zich te nemen. Reservelid is mevrouw M. Everts (nr. 258).7. Vaststelling begroting boekjaar 2011 inclusief extra bijdrage € 175,00
De heer Kort neemt de begroting 2011 door, de begroting wordt goedgekeurd.
Tevens gaan de leden akkoord met de extra bijdrage van € 175,00.
Een aantal leden vraagt of dit mogelijk in 2 termijnen betaald kan gaan worden. Als de leden dat willen kunnen zij dit verzoek mailen naar dhr. Joey Steding op mailadres: j.steding@hvms.nl.8. Bespreken contract glasbewassing
Het contract met Belrose is per 31-12-2011 stop gezet i.v.m. het niet tevreden zijn met de uitvoering hiervan. Per 1-1-2012 is er een contract afgesloten voor 1 jaar met Knijn & Damsma.9. Bespreken offerte LED verlichting
Het bestuur heeft opdracht verstrekt voor het vervangen van diverse armaturen op de galerijen/trappenhuis en buiten voor energie besparende LED verlichting.10. Bespreken offerte schilderen voordeuren + kozijnen
Het bestuur heeft een offerte aangevraagd bij BK schilders voor het schilderen van de voordeur incl. kozijn en overige kozijn.
Schilderen voordeur + kozijn bedraagt € 187,00 excl. 6 % btw.
Schilderen voordeur + kozijn + kozijnen bedraagt € 440,00 excl. 6 % btw.
Deze kosten komen voor rekening van de eigenaren.
De leden verzoeken ook een prijs op te vragen voor schilderen kozijn achtergevel.
Indien leden hiervan gebruik willen maken kan men zich aanmelden via de website van de V.v.E.
Voor schilderen van de voordeuren in eigen beheer wordt verf te berschikking gesteld door de V.v.E. Tevens heeft het bestuur een offerte aangevraagd voor het schilderen van kozijnen en deuren trappenhuis. De leden gaan hiermee akkoord.11. Bestuursverkiezing
De leden gaan akkoord met het aanblijven van de heer A. de Git en D. van Staveren.
Mevrouw Pouw (nr 262) meldt zich aan voor functie binnen het bestuur, de leden gaan akkoord.12. Rondvraag
Metselwerk t.p.v. noodtrappenhuis vertoont scheurvorming. Dhr. Kort gaat eerst een nader onderzoek instellen naar deze scheurvorming.
Dhr. Everts meldt dat hij een goede kennis heeft die metselaar is en dit wel wil herstellen.13. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, bedankt de heer De Git de aanwezigen voor hun inbreng en sluit hij om 20.15 uur de vergadering.
Actielijst
Actiepunt: Uitvoerder:
– Offerte schilderwerk Bestuur
– Scheurvorming gevels (noodtrappenhuis) HVM&S -
1. Opening
Om 19.40 uur opent de voorzitter de heer A. de Git de vergadering en heet de aanwezigen welkom onder wie de heer H. Kort van HVM&S.
2. Vaststelling aantal stemgerechtigden
Met 16 aanwezige stemmen en 5 volmachtstemmen van de totaal 41 uit te brengen stemmen is het, zoals gezegd, net aan voldoende om rechtsgeldige besluiten te nemen.
3. Ingekomen stukken en mededelingen
– De heer A. de Git kan een fietsenrek van het werk meenemen en plaatsen om zo bewoners de mogelijkheid te geven hun fiets in een rek te plaatsen in plaats van tegen de gevel van de flat, goedgekeurd door de bewoners en is reeds geplaatst.
– Isolatie in het trappenhuis, voor ongeveer € 25,00 kunnen de verwarmingsleidingen in het trappenhuis geïsoleerd worden zoals een medewerker van Strukton ons heeft aangeraden.
Goedgekeurd door bewoners, isolatie is inmiddels aangebracht.
– Beplanting naast de flat: Wel goedgekeurd door de bewoners, maar met verzoek te wachten tot volgend voorjaar. Maximale kosten € 150,00.
– Mededeling: Er is een vergadering geweest met de voorzitters van de VvE’s van de drie andere Fluitekruidflats, hoofdpunten zijn: Overleg tussen 1 van deze voorzitters en de gemeente, de vernieuwing van de bestrating rond de flats en de aanpak van de riolering door de gemeente, ondergrondse vuilcontainers en eventueel samen (her) sluiten van onderhoudscontracten te beginnen met die van de glasbewassing. Voorlopig is besloten de bestrating uit te stellen tot er meer duidelijkheid is over de rioolwerkzaamheden, dit om dubbel werk (en uitgaven) te voorkomen.
– Uiterlijk de tweede week van september zal de CV gevuld worden. Op verzoek van de bewoners zal geprobeerd worden dit zo laat mogelijk op de dag te plannen. (deze werkzaamheden zijn inmiddels uitgevoerd op maandag 13 september van 15.00 tot 17.30 uur, de volgende dag is Strukton ook langs geweest voor verder vullen en eventuele problemen op te lossen, bewoners zijn door middel van een brief op de hoogte gesteld).
– De nummerbordjes voor het trappenhuis zijn besteld, er komt een reserveset bij en een bordje voor in de lift kosten mochten € 500,00 zijn maar uiteindelijk zal deze ± € 150,00 zijn. (de bordjes zijn klaar, als HVMS heeft betaald kunnen de bordjes opgehaald en op gehangen worden).
4. Vaststelling notulen laatste algemene ledenvergadering d.d. 27-05-2009
Notulen worden zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd en ondertekend door de voorzitter de heer A. de Git.
5. Vaststelling jaarrekening boekjaar 2009 en verslag kascommissie
De heer Kort licht de jaarcijfers toe. Hierop volgen geen vragen en vervolgens leest hij de verklaring van de kascommissie, mevrouw P. Smit en de heer S. Ursem voor, die de vergadering voorstelt om HVM&S décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer over 2009. De leden stemmen in.
6. Benoeming kascommissie boekjaar 2010
Mevrouw P. Smit (nr. 216) en de heer S. Ursem (nr. 208) zijn bereid om de kascommissie voor 2010 op zich te nemen. De heer J. Ligtvoet (nr. 262) is reservelid.
7. Vaststelling begroting boekjaar 2010 inclusief verhoging service kosten met € 20,00 per maand
De heer Kort neemt de begroting 2010 door, na een discussie over de verhoging van de servicekosten wordt afgesproken dat deze niet per 1 januari 2010 ingaan maar per 1 juli 2010. De meerderheid gaat akkoord met de verhoging. De aanvulling van de bijdrage 01-07-2010 / 31-12-2010 ad € 120,00 (6 x € 20,00) gelieve door de leden vόόr 31 december 2010 te voldoen op rekeningnummer: 58.81.22.777 t.n.v. V.v.E. Fluitekruid III.
Er wordt gevraagd of het mogelijk is een steiger te huren voor schilderwerk aan de achterzijde van de flat, op kosten van de VvE. Dit is mogelijk, maar er moeten zo veel mogelijk mensen mee kunnen doen als men dit wil. Bewoners van nr. 262 en nr. 248 willen dit op zich nemen en er wordt afgesproken dat zij bericht in het trappenhuis zullen ophangen als dit geregeld is om een schema te kunnen maken.
Er wordt gevraagd of er herstel van de voegen kan worden uitgevoerd, vervroegd. Eventueel betalen uit het geld wat we nu niet besteden voor herbestrating?
De standleiding is gescheurd op nr. 184. Alle bewoners daarboven zijn op de hoogte gesteld en er zullen herstelwerkzaamheden plaats moeten vinden. De heer Kort van HVMS is in contact met betreffende bewoners. Er blijkt ook een probleem van lekkage in de box van nr. 248, de heer Kort van HVMS zal met deze bewoner een afspraak maken om zo snel mogelijk te komen kijken en indien nodig maatregelen te nemen. Ook mogelijk een probleem op nr. 256.
8. Technische zaken
– Goedkeuring MJOP.
– Goedkeuring voor opdragen werkzaamheden 2010/2011 e.e.a. conform MJOP.
– Plaatsen verwarmingsmeters.
– Reparatie/onderhoud van 8 balkons per jaar.
– Schilderen en/of vervangen van de buitendeuren van de boxen.
– Schilderen galerijhekken.
– Reservering CV-ketel en standleidingen.
– Groepenkast is geïnspecteerd, er zijn nu geen werkzaamheden aan nodig.
– Reservering liftonderhoud.
– Noodverlichting trappenhuis in 2011.
– Verzoek van de bewoners is inbreng wat betreft de offertes. De volgende afspraken zijn gemaakt: Voor bedragen onder de € 4.000,00 worden 2 offertes aangevraagd, voor bedragen boven de € 4.000,00 worden 3 offertes aangevraagd. De bewoners kunnen offertes indienen via een nieuw aan te maken forumfunctie op de website, er zal namens de bewoners dan 1 offerte aangeboden aan HVM&S, dit gaat om bedragen boven de
€ 4.000,00.
– Ista heeft nu de mogelijkheid om digitale verwarmingsmeters te plaatsen zonder hoge investeringskosten. De kosten blijven gelijk en de stookkosten kunnen afnemen. Er zijn met deze meters geen meteropnames meer nodig. De vergadering heeft dit voorstel goedgekeurd (Ista heeft inmiddels aangegeven niet eerder dan voorjaar 2011 te kunnen plaatsen).
9. Bestuursverkiezing
Het huidige bestuur bestaande uit de heer A. de Git en mevrouw L. Flens is herkiesbaar en wordt door de bewoners herkozen. De heer D. van Staveren (184) biedt zich aan als derde bestuurslid.
10. Rondvraag
– Bewoners zijn ontevreden over de kwaliteit van de glasbewassing aan de achterzijde van de flat. Er is reeds overleg geweest met de andere 3 flats, en er zal gezamenlijk gezocht worden naar een nieuwe glazenwasser.
– Bewoner van nr. 214 geeft aan dat de bewoners op nr. 192 een hond hebben die regelmatig op balkon ligt en dan veel geluidsoverlast veroorzaakt, kan het bestuur hier iets aan doen? Besloten wordt vanuit het bestuur een brief te sturen (in het Engels).
– Bewoner van nr. 206 vraagt of er een kattenluikje of een trapje mogelijk is voor haar kat, dit blijkt helaas niet mogelijk te zijn.
– Er word gevraagd of het mogelijk is om een EHBO-doos in het trappenhuis op te hangen? Ook vraagt mevrouw zich af of er mensen zijn met een EHBO bevoegdheid die wij op een lijst in het trappenhuis kunnen vermelden, mits deze bewoners dat willen. Daar dit verzoek na de vergadering wordt ingedient zal dit onderwerp met de volgende algemene leden vergadering besproken worden.
11. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, bedankt de heer De Git de aanwezigen voor hun inbreng en sluit hij om 21.25 uur de vergadering.
Opgemaakt door de heer H. Kort (HVM&S)
Voorzitter Administrateur Hoorn De Vos Metselaar & Sturop
Actielijst
Actiepunt: Uitvoerder:
– Plaatsen nummerbord trappenhuis Bestuur
– Vervangen buitendeuren boxen HVM&S
– Schilderwerk galerij bellen Bestuur
– Noodverlichting trappenhuis Bestuur/HVMS
– Reparatie/onderhoud balkonvloer ± 8 balkons Bestuur / HVM&S -
1. Opening
Na de ontvangst van 1 noodzakelijke volmachtstem opent de voorzitter de heer A. de Git om 19.45 uur de vergadering. Hij heet de aanwezigen welkom onder wie de heren H. Kort en F. Schut van HVM&S.
2. Vaststelling aantal stemgerechtigden
Met 16 aanwezige stemmen en 5 volmachtstemmen van de totaal 41 uit te brengen stemmen is het, zoals gezegd, net aan voldoende om rechtsgeldige besluiten te nemen.
3. Ingekomen stukken en mededelingen
Geen.
4. Vaststelling notulen laatste algemene ledenvergadering d.d. 14-05-2008
De heer Kremer wil toch graag zijn verwarmingsknoppen vervangen. In verband met de noodzakelijke vervanging van de pomp is dit een goed moment daarvoor. Meerdere leden geven aan dit te willen. De heer Kort stelt voor om na de vergadering alle leden te noteren die verwarmingsknoppen willen vervangen.
5. Vaststelling jaarrekening boekjaar 2008 en verslag kascommissie
De heer Schut licht de jaarcijfers toe. Hierop volgen geen vragen en vervolgens leest hij de verklaring van de kascommissie, mevrouw L. Flens en G. van Dijk, voor, die de vergadering voorstelt om HVM&S décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer over 2008. De leden stemmen in.
6. Benoeming kascommissie boekjaar 2009
Mevrouw P. Smit (nr. 216) en de heer S. Ursem (nr. 208) zijn bereid om in de kascommissie plaats te nemen. Mevrouw R. de With (nr. 250) is reservelid.
7. Technische zaken
De heer H. Kort neemt de technische zaken door:
Het voorstel is om de oude warmtemeters te vervangen voor nieuwe radiografische meters die nauwkeuriger zijn en waarbij de bewoners ook niet meer thuis hoeven te zijn bij opname. De leden vinden andere zaken belangrijker en met 11 stemmen voor en 10 tegen wordt dit doorgeschoven.
We staan voor schilderwerk na het betonrotherstel, wat nog nagelopen moet worden. De heer Van Dijk oppert om het schilderwerk met een aantal leden te doen. De heer Kort raadt dit sterk af, gezien de omvang van het werk, wat echt professionaliteit vereist.
Het advies van het bestuur is om twee lagen aan te brengen. De spijlen worden niet geschilderd, maar alleen gereinigd.
Na stemming zijn 14 leden voor en 7 tegen. Het schilderwerk wordt uitgevoerd met twee lagen in de kleur grijs in verband met algen aanslag en met een extra bijdrage van de leden van € 200,00 te voldoen in twee termijnen van € 100,00, 1x voor eind juni 2009 en 1x voor eind oktober 2009 op de rekening van de V.v.E. Fluitekruid III 58.81.22.777.
Het straatwerk zowel voor als achter is slecht. Volgens de heer Kremer komt het door de hoogwerker van het betonherstel. De heer De Git zegt dat het voor die tijd al slecht was. Het bestuur gaat bij de gemeente nog navraag doen voor subsidie en eventuele samenwerking. Toch vindt het merendeel het momenteel niet noodzakelijk. Om dan alleen de achterzijde te doen wordt door het bestuur onderzocht en schriftelijk met de leden gecommuniceerd.
De heer Kort licht het doel van de Meerjaren Onderhoudsplanning toe. 13 leden zien hier wel het nut van in en 8 zijn tegen. De vergadering geeft akkoord hiervoor.
De heer De Git legt de problemen uit. De pomp is defect en moet vervangen worden. Bovendien is er een lek in de leidingen geconstateerd. Dit alles was er dus de oorzaak van dat het op de bovenste etage niet voldoende warm werd. De kosten zullen tussen de € 5.000,00 en € 10.000,00 uitkomen, wat uit de reserve grootonderhoud gefinancierd wordt.
De heer Kort voegt er nog een punt aan toe. De veiligheid van de liftmonteur moet gewaarborgd zijn volgens aangescherpte Arbo-eisen. Daarom moet het te lage hek naast de liftdeur vervangen worden door een nieuw hek met veiligheidsglas. Plus dat de trap naar de cv-ruimte hersteld moet worden, kosten circa € 5.700,00 wat gefinancierd kan worden uit de reserve van het dak. De leden stemmen hiermee in.
8. Vaststelling begroting boekjaar 2009 en vaststelling maandelijkse bijdrage 2009
De heer De Git licht de begroting toe. Hierop zijn geen vragen en wordt de begroting 2009 goedgekeurd.
9. Bestuursverkiezing
De heer De Git doet een oproep voor een bestuursfunctie. Mevrouw L. Flens (nr. 254) meldt zich aan. De leden stemmen hiermee in.
10. Rondvraag
– Mevrouw Ligtvoet (nr. 262) vindt dat de glazenwasser te weinig moeite doet om ook de vogelpoep te verwijderen. De heer Kort zal dit opnemen.
– Mevrouw De With (nr. 250) vraagt naar de naambordjes. Het bestuur heeft besloten vanwege de slechte staat van het bord dit niet meer terug te plaatsen. Het voorstel wordt gedaan op iedere verdieping een bordje met nummers te plaatsen voor maar € 500,00. De leden vinden dit akkoord.
– De heer Kremer (nr. 196) vraagt of de boxdeuren geschilderd mogen worden. Dit mag hij zelf doen, waarbij de verf bij het bestuur gehaald kan worden.
11. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, bedankt de heer De Git de aanwezigen voor hun inbreng en sluit hij om 20.45 uur de vergadering.
Opgemaakt door de heer F. Schut (HVM&S)
Voorzitter Administrateur Hoorn De Vos Metselaar & Sturop
Actielijst
Actiepunt: Uitvoerder:
– Vervangen verwarmingsknoppen HVM&S, de heer H. Kort
– Schilderwerk Bestuur / HVM&S
– Straatwerk achterzijde Bestuur
– Meerjaren Onderhoudsplanning HVM&S, de heer H. Kort
– Vervangen pomp cv Bestuur / HVM&S
– Aanpassen liftveiligheid Bestuur / HVM&S
– Aanscherpen glazenwasser HVM&S, de heer H. Kort
– Nummerbordjes Bestuur -
-
-